Si eres responsable de Recursos Humanos, es probable que en algún momento te hayas preguntado: ¿estamos obligados a registrar el horario de nuestros empleados? La respuesta es sí, y desde hace más tiempo del que muchos creen. El Real Decreto-Ley 8/2019 estableció la obligatoriedad del registro de jornada para todas las empresas en España, independientemente de su tamaño o sector. En caso de no hacerlo puedes tener unas sanciones graves y la advertencia de multas que pueden oscilar entre los 626 € y 6.250 €
En este artículo te explicamos qué exige exactamente la ley, qué datos debes conservar, cuáles son las sanciones y cómo puede ayudarte un sistema de control presencial digital a cumplir sin complicaciones.
¿Qué obliga el RDL 8/2019?
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, modificado por el Real Decreto-Ley 8/2019, establece que todas las empresas deben garantizar el registro diario de la jornada laboral, incluyendo:
- La hora de inicio de la jornada de cada trabajador.
- La hora de finalización de la jornada.
- El cómputo total de horas trabajadas en el día.
Este registro debe realizarse día a día y totalizarse mensualmente, entregando copia al trabajador junto con el recibo de salarios.
¿Qué empresas están obligadas?
La obligación se aplica a todas las empresas, sin excepciones por tamaño, sector o tipo de contrato. Afecta tanto a trabajadores a jornada completa como a tiempo parcial, a los trabajadores en teletrabajo y también a los autónomos con trabajadores a su cargo.
¿Cuánto tiempo hay que conservar los registros?
La normativa establece que los registros de jornada deben conservarse durante un mínimo de 4 años y estar disponibles para la Inspección de Trabajo en cualquier momento. También deben estar accesibles para los representantes de los trabajadores.
¿Qué sanciones existen por incumplimiento?
El incumplimiento del registro de jornada se considera una infracción grave según la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). Las sanciones pueden ir desde 626€ hasta 6.250€ por infracción, y en caso de reincidencia o empresas de mayor tamaño, las cifras pueden ser considerablemente superiores.
Además, la ausencia de registro puede perjudicar a la empresa en caso de litigios laborales, ya que la carga de la prueba recae sobre el empleador.
¿Qué formatos acepta la ley?
La normativa no impone un formato específico: puede ser en papel, en Excel o mediante software de control horario. Sin embargo, la Inspección de Trabajo valora especialmente los sistemas que garantizan:
- Integridad de los datos (que no puedan modificarse sin dejar rastro).
- Accesibilidad inmediata para los representantes de los trabajadores.
- Trazabilidad de cualquier corrección o modificación.
El papel y el Excel cumplen formalmente, pero presentan riesgos evidentes: pérdida de datos, manipulación y dificultad para auditar. Por eso, cada vez más empresas optan por soluciones digitales de control de presencia.
Preguntas frecuentes de RRHH sobre la ley de control horario
¿El teletrabajo también obliga al registro?
Sí. Los trabajadores en remoto están igualmente sujetos al registro de jornada. La empresa debe garantizar un sistema de fichaje accesible desde cualquier lugar.
¿Puede el trabajador negarse a fichar?
No. El registro es una obligación de la empresa, pero el trabajador debe colaborar con el sistema habilitado. En caso de negativa reiterada, puede constituir una falta disciplinaria.
¿Y si el trabajador olvida fichar?
La empresa debe gestionar estas incidencias con un procedimiento documentado: el trabajador solicita la corrección, el responsable la valida y queda constancia de quién autorizó el cambio y cuándo.
La solución más sencilla: software de control presencial
Un sistema como FichaTic permite a cualquier empresa cumplir con el RDL 8/2019 desde el primer día: fichaje desde móvil o tablet, registros inmutables con marca de tiempo y GPS, generación automática de informes mensuales y gestión de incidencias con trazabilidad completa.
Disponible desde 21,18€/mes para equipos de hasta 5 personas. Más información sobre control horario.