Si gestionas alojamientos turísticos en España, esta información es crucial para la legalidad de tu negocio: a partir del 2 de diciembre de 2024, la normativa exige que todos los establecimientos realicen el registro de sus huéspedes exclusivamente a través de la plataforma SES.Hospedajes del Ministerio del Interior.
Cumplir con esta obligación es imprescindible para evitar sanciones y garantizar la legalidad de tu actividad.
¿Qué es SES.HOSPEDAJES?
SES.HOSPEDAJES se establece como la plataforma oficial y única del Ministerio del Interior para la comunicación obligatoria de los datos de los viajeros alojados en España por parte de los establecimientos turísticos.
Sustitución de sistemas antiguos y marco legal
Esta herramienta centralizada sustituye definitivamente a los antiguos sistemas de comunicación de datos a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado:
- Reemplaza a Hospederías (de la Guardia Civil).
- Reemplaza a WebPol / E-HOTEL (de la Policía Nacional).
La obligación de usar SES.HOSPEDAJES para el registro de huéspedes y la comunicación de datos está formalmente recogida en el Real Decreto 933/2021. Esta norma no solo establece la plataforma, sino también las nuevas reglas de registro documental y comunicación de datos de los huéspedes a las autoridades.
Excepciones al uso de SES.HOSPEDAJES
Es fundamental tener en cuenta que SES.HOSPEDAJES no sustituye el envío del parte de viajeros en dos comunidades autónomas específicas:
- Cataluña: Los datos de los alojamientos se deben seguir comunicando a los Mossos d’Esquadra mediante sus procedimientos habituales.
- País Vasco: Los establecimientos deberán seguir procediendo como hasta ahora con la Ertzaintza.
En estas regiones, los gestores de alojamientos turísticos deben continuar cumpliendo con los protocolos locales de comunicación de partes.
¿Qué opciones tienes para registrarte?
En MkZ Soluciones te ofrecemos dos vías para asegurar el cumplimiento de esta nueva regulación:
- Guía Paso a Paso para el Autoregistro: Te proporcionamos en esta misma página toda la información y los pasos detallados para que puedas dar de alta tu alojamiento y aprendas a utilizar la plataforma SES Hospedajes de forma autónoma.
- Servicio de Gestión Integral con MkZ Soluciones: ¿Prefieres delegar el proceso y ahorrar tiempo? Contrata nuestro servicio y nos encargaremos de todo:
- Registro completo de tu alojamiento turístico en la plataforma SES.Hospedajes.
- Asesoramiento para la correcta digitalización de la toma de datos de tus huéspedes.
- Garantía de cumplimiento normativo desde el primer día.
No esperes al último momento. Asegura tu tranquilidad y la continuidad legal de tu negocio antes de la fecha límite.
Requisitos previos
- Dispositivo Recomendado: Aunque el proceso puede realizarse desde un móvil, la plataforma no es sencilla de usar. Recomendamos el uso de un ordenador para facilitar el proceso.
- Identificación Digital: Necesitarás identificarte en la página del Ministerio con un certificado digital.
- Firma Digital: Durante el registro, deberás firmar electrónicamente usando AutoFirma . Asegúrate de tener uno de estos métodos configurados.
¿Cómo darse de alta en SES.HOSPEDAJES?
Paso 1: Entrar en la plataforma del Ministerio del Interior
- Entra a la plataforma oficial de SES.HOSPEDAJES.
- Busca el apartado clave: «Acceso al registro de establecimientos y entidades».
- Haz clic en el botón de «Acceso» para iniciar el proceso de alta de tu alojamiento.
Paso 2: Selecciona el método de identificación para poder acceder a SES.HOSPEDAJES
Tras completar el paso inicial, el sistema te solicitará que elijas el método de identificación para acceder a la plataforma. Deberás seleccionar la «Plataforma de identificación para las Administraciones» entre las siguientes opciones disponibles:
- DNIe / CERTIFICADO ELECTRÓNICO
- CLAVE MÓVIL
- CLAVE PERMANENTE
Recomendaciones para el Acceso Diario
Para tu operativa regular en la plataforma SES.HOSPEDAJES, te recomendamos priorizar la opción más sencilla y rápida:
- Utiliza DNIe o Certificado electrónico. Estos métodos son suficientes para el acceso y la gestión diaria del registro de huéspedes, y son más fáciles de obtener y de usar.
Paso 3: Registra o modifica los datos de tu alojamiento turístico
Una vez que hayas completado la identificación mediante alguna de las plataformas de acceso (como Cl@ve PIN, Cl@ve Móvil o Certificado Electrónico), el sistema te presentará dos caminos, dependiendo de tu objetivo:
- Si ya estás registrado en la plataforma SES.HOSPEDAJES y buscas Modificar Datos de tu alojamiento ya dado de alta, selecciona el botón «Acceder», ubicado a la derecha de la pantalla.
- Si tu intención es registrar un nuevo alojamiento por primera vez, deberás hacer clic en el botón «Rellenar Formulario», situado a la izquierda.
Recuerda que el Certificado Digital es un requisito obligatorio únicamente para este proceso inicial de alta de la propiedad en la plataforma del Ministerio, necesario para obtener tus credenciales de acceso a SES.HOSPEDAJES.
Adicionalmente, para completar y firmar digitalmente la solicitud de alta de tu establecimiento, es imprescindible que tengas instalado y configurado el programa AutoFirma.
Paso 4: Rellena el formulario con datos del titular y del alojamiento
A continuación, tendrás que completar un formulario donde se solicitan los datos específicos del alojamiento en cuestión y los del titular responsable del mismo.
Durante este paso, si tu intención es emplear herramientas externas que automatizan el envío de los datos de huéspedes a las autoridades (lo cual es muy recomendable), es fundamental que marques la casilla denominada «Envío de comunicaciones por servicio web». Esta selección activa la capacidad del sistema para comunicarse automáticamente con software de gestión de terceros.
EN ESTE PASO ES MUY IMPORTANTE MARCAR LA CASILLA «ENVÍO DE COMUNICACIONES POR SERVICIO WEB» PARA QUE OS LLEGUEN LAS CREDENCIALES WS.
PARA IDENTIFICAR ESAS CREDENCIALES VERÉIS UNA ESTRUCTURA QUE SERÁ:
– NIF+WS (o CIF+WS para empresas).
-Todos los Usuarios Webservice terminan en “WS”.
Paso 5: Registra los alojamientos
En este paso procederemos a introducir los datos que se solicitan para cada alojamiento turístico de tu propiedad y, tras completar la información, pulsa en «Añadir a la lista».
Si gestionas múltiples alojamientos, te aconsejamos encarecidamente que inicies el proceso agregando únicamente uno o dos alojamientos. Esto te permitirá verificar que el proceso de firma digital se complete de manera correcta. Una vez que hayas confirmado que la firma electrónica funciona sin inconvenientes, podrás volver a este paso para añadir el resto de tus propiedades sin riesgo de errores.
Cuando todos tus alojamientos estén en la lista, haz clic en «Continuar» para seguir con el proceso de registro.
Paso 6: Revisión del registro y firma
Una vez que hayas verificado la información de tus alojamientos, el siguiente paso es crucial:
Revisa todos los datos ingresados en la solicitud final para asegurarte de que son absolutamente correctos y completos.
Cuando estés conforme con la exactitud de la información, haz clic en el botón «Firmar» y, a continuación, elige el sistema de firma digital que tengas configurado (ya sea AutoFirma o Cl@ve Firma) para finalizar electrónicamente tu registro.
Paso 7: Correo de confirmación de registro del Ministerio
Una vez completada la firma del registro de forma satisfactoria, recibirás dos correos electrónicos cruciales para la gestión de tu alojamiento:
- El primer correo contendrá tu número de registro, el código de arrendador y los códigos de establecimientos (se enviará un código individual por cada alojamiento que hayas dado de alta).
- El segundo correo incluirá tu usuario y contraseña específicos para el envío de información a través de servicios web. Estas credenciales son las que utilizarás si decides automatizar la comunicación de datos mediante software de gestión.
Guarda de forma segura la información contenida en estos dos correos, ya que es imprescindible para poder realizar el envío de los datos de tus huéspedes de forma automatizada.
Si encuentras cualquier dificultad o problema durante el proceso de registro manual, recuerda que en MkZ Soluciones te ofrecemos una solución sencilla: puedes contratar nuestro servicio para que registremos tu alojamiento turístico en SES Hospedajes por ti, asegurando el cumplimiento normativo sin complicaciones.
Paso 8: Automatiza
El paso final para asegurar la operatividad legal de tu alojamiento es automatizar la comunicación de datos con SES Hospedajes. Nuestra solución en MkZ Soluciones te permite cumplir con la normativa de forma rápida y la más eficiente posible:
- 🚀 Check-in Online Simplificado: Ofrecemos herramientas que permiten a tus huéspedes realizar el registro fácilmente antes de su llegada, agilizando el proceso en la propiedad.
- 📤 Envío Automático a SES Hospedajes: Olvídate de los tediosos y propensos a error procesos de comunicación manuales. Nuestra integración se encarga de enviar los datos a la plataforma por ti, garantizando la puntualidad.
- 🔒 Almacenamiento Seguro de la Documentación: Cumplimos con la obligación legal de guardar los datos de los huéspedes de forma segura durante 3 años, ofreciéndote total tranquilidad ante cualquier inspección.
¿Cómo registrar viajeros en SES.HOSPEDAJES?
Paso 1: Registro manual
Accede a la plataforma SES.HOSPEDAJES o, si ya te encuentras dentro, ve a la página principal. Desde allí, debes seleccionar la opción «Nueva comunicación» y pulsar en «Rellenar formulario».
A continuación, tendrás que introducir la información solicitada de cada viajero que se aloje en tu establecimiento y, para finalizar el proceso de envío de datos, haz clic en «Enviar».
Paso 2: Registro automatizado: La solución con MkZ Soluciones
Si has optado por la eficiencia y utilizas un software de gestión de alquiler vacacional o sistemas especializados, el envío de los datos a SES-HOSPEDAJES se realiza de forma automática, eliminando la necesidad de que accedas manualmente a la plataforma oficial.
En MkZ Soluciones, ofrecemos soluciones que se integran con tus sistemas de check-in para automatizar este proceso. Cada plataforma tiene su propio método, pero en esencia, la integración garantiza que:
- Una vez capturados los datos del viajero, se envían automáticamente a SES.HOSPEDAJES.
- Cumples con la normativa sin tener que introducir datos dos veces o revisar la web del Ministerio constantemente.
¡Listo! Ya conoces qué es SES.HOSPEDAJES, cómo funciona, cómo darte de alta y, lo más importante, qué opciones de automatización tienes para registrar a tus huéspedes con MkZ Soluciones. Ahora, vamos a resolver algunas de las preguntas más frecuentes.